Menu/Modul yang berfungsi untuk membuat pengajuan pemindahan dokumen/surat menjadi arsip.

1.Daftar Dokumen/Surat

Berisi daftar seluruh dokumen (surat masuk / surat keluar) yang dimiliki (ditujukan kepada / diterbitkan oleh) pengguna terkait*

Klik salah satu daftar dokumen pada tabel untuk melihat informasi detail dari dokumen/surat yang dipilih.

2.Tombol Lihat Surat

Untuk melihat isi surat dalam format PDF

3.Tombol Tambah

Untuk memindahkan/memisahkan dokumen/surat yang telah dipilih (dengan memberi tanda check pada bagian kiri daftar dokumen) ke dalam table pengajuan untuk diarsipkan.

4.Daftar Pengajuan

Berisi daftar seluruh dokumen/surat yang telah dipilih untuk dimindahkan ke arsip (diarsipkan)

Klik salah satu daftar dokumen pada tabel untuk melihat informasi detail dari dokumen/surat yang dipilih.

5.Tombol Hapus

Untuk membatalkan pengajuan dokumen/surat yang telah dipilih (dengan memberi tanda check pada bagian kiri daftar dokumen), dan dikembalikan ke dalam daftar dokumen/surat.

6.Kotak Keterangan

Diisi keterangan/catatan pengajuan pemindahan dokumen/surat untuk diarsipkan.

7.Tombol Pengajuan

•Tombol Kembali - untuk kembali ke Daftar Pemindahan (dokumen/surat yang sudah dimasukan dalam daftar pengajuan tidak hilang, dan dapat dilanjutkan pemilahan pengajuan pemindahan arsip di lain waktu.

•Tombol Batal - untuk membatalkan (reset), dan mengkosongkan daftar pengajuan yang sebelumnya telah dipilih.

•Tombol Kirim - untuk mengirimkan pengajuan pemindahan dokumen-dokumen/surat-surat yang telah dipilih untuk diarsipkan.

Menu/Modul yang berfungsi untuk mengajukan pencatatan lokasi penyimpanan fisik arsip yang baru (baru diterima dari hasil proses pemindahan arsip yang telah disetujui).

1.Daftar Arsip

Berisi daftar seluruh Arsip baru yang belum dicatat lokasi penyimpanan Fisik nya.

•Klik salah satu daftar arsip pada tabel untuk melihat informasi detail dari arsip yang dipilih.

2.Tombol Lihat Arsip

Untuk melihat isi arsip dalam format PDF

3.Tombol Tambah

Untuk memindahkan/memisahkan arsip yang telah dipilih ke dalam table pengajuan pencatatan lokasi penyimpanan arsip, dengan cara:

a.Beri tanda check pada bagian kiri daftar arisp yang dipilih

b.Masukan rekomendasi lokasi penyimpanan arsip dari daftar lokasi yang telah didaftarkan, yang terdiri atas :

▪Kode Lokasi Penyimpanan (Kode Lokasi, Kode Ruang, Nomor Rak/Cabinet)

▪Nomor Box

▪Nomor Folder/Odner

c.Ulangi tahapan a dan b diatas untuk memilih arsip lainnya (jika ada).

d.Tekan tombol "TAMBAHKAN YANG DIPILIH"

4.Daftar Pengajuan

Berisi daftar seluruh arsip yang telah dipilih untuk diajukan pencatatan lokasi penyimpanannya.

•Klik salah satu daftar arsip pada tabel untuk melihat informasi detail dari arsip yang telah dipilih.

•Periksa kembali lokasi penyimanan setiap arsip yang telah ditetapkan (revisi jika diperlukan) sebelum pengajuan dikirim.

5.Tombol Hapus

Untuk membatalkan pengajuan penyimpanan arsip yang telah dipilih, untuk dikembalikan ke dalam daftar arsip baru.

a.Beri tanda check pada bagian kiri daftar arisp yang dipilih

b.Ulangi tahapan a diatas untuk memilih pembatalan arsip lainnya (jika ada).

c.Tekan tombol "HAPUS YANG DIPILIH"

6.Kotak Keterangan

Diisi keterangan/catatan pengajuan pencatatan penyimpanan lokasi arsip.

7.Tombol Pengajuan

•Tombol Kembali - untuk kembali ke Daftar Peyimpanan (arsip yang sudah dimasukan dalam daftar pengajuan tidak hilang, dan dapat dilanjutkan pemilahan pengajuan penyimpanan arsip di lain waktu.

•Tombol Batal - untuk membatalkan (reset), dan mengkosongkan daftar pengajuan yang sebelumnya telah dipilih.

•Tombol Kirim - untuk mengirimkan pengajuan pencatatan penyimpanan lokasi fisik arsip.

Menu/Modul yang berfungsi untuk mengajukan peminjaman arsip..

1.Daftar Arsip

Berisi daftar seluruh Arsip untuk pencarian peminjaman.

•Klik salah satu daftar arsip pada tabel untuk melihat informasi detail dari arsip yang dipilih.

2.Kotak Waktu Peminjaman

Diisi dengan estimasi jangka waktu peminjaman arsip yang dipilih (dalam satuan hari)

3.Tombol Tambah

Untuk memindahkan/memisahkan arsip yang telah dipilih ke dalam table pengajuan peminjaman arsip, dengan cara:

a.Beri tanda check pada bagian kiri daftar arisp yang dipilih

b.Isi kotak estimasi jangka waktu peminjaman arsip (dalam satuan hari). contoh : 7 (untuk meminjam arsip selama tujuh hari)

c.Ulangi tahapan a dan b diatas untuk memilih arsip lainnya (jika ada).

4.Daftar Pengajuan

Berisi daftar seluruh arsip yang telah dipilih untuk diajukan peminjaman.

•Klik salah satu daftar arsip pada tabel untuk melihat informasi detail dari arsip yang telah dipilih.

•Periksa kembali lama waktu peminjaman setiap arsip yang telah ditetapkan (revisi jika diperlukan) sebelum pengajuan dikirim.

5.Tombol Hapus

Untuk membatalkan pengajuan peminjaman arsip yang telah dipilih, untuk dikembalikan ke dalam daftar arsip.

a.Beri tanda check pada bagian kiri daftar arisp yang telah dipilih.

b.Ulangi tahapan a diatas untuk mebatalkan arsip lainnya (jika ada).

c.Tekan tombol "HAPUS YANG DIPILIH"

6.Kotak Keterangan

Diisi keterangan/catatan pengajuan peminjaman arsip.

7.Tombol Pengajuan

•Tombol Kembali - untuk kembali ke Daftar Peminjaman (arsip yang sudah dimasukan dalam daftar pengajuan tidak hilang, dan dapat dilanjutkan pemilahan pengajuan peminjaman arsip di lain waktu.

•Tombol Batal - untuk membatalkan (reset), dan mengkosongkan daftar pengajuan yang sebelumnya telah dipilih.

•Tombol Kirim - untuk mengirimkan pengajuan peminjaman arsip.

Menu/Modul yang berfungsi untuk mengajukan perpanjangan masa retensi arsip.

1.Daftar Dokumen/Surat

Berisi daftar seluruh Arsip untuk pencarian perpanjangan masa retensinya.

•Klik salah satu daftar arsip pada tabel untuk melihat informasi detail dari arsip yang dipilih.

2.Tombol Lihat Surat

Untuk melihat isi arsip dalam format PDF

3.Tombol Tambah

Untuk memindahkan/memisahkan arsip yang telah dipilih ke dalam table pengajuan perpanjangan masa retensi arsip, dengan cara:

a.Beri tanda check pada bagian kiri daftar arisp yang dipilih

b.Pilih periode waktu perpanjangan masa retensi arsip dari daftar pilihan yang ada :

✓T : Tahun

✓B : Bulan

✓H : Hari

c.Isi kotak estimasi jangka waktu perpanjangan masa retensi arsip (sesuai periode yang telah ditetapkan)

d.Ulangi tahapan a, b dan c diatas untuk memilih arsip lainnya (jika ada).

4.Daftar Pengajuan

Berisi daftar seluruh arsip yang telah dipilih untuk diajukan perpanjangan masa retensi.

•Klik salah satu daftar arsip pada tabel untuk melihat informasi detail dari arsip yang telah dipilih.

•Periksa kembali lama waktu perpanjangan masa retensi setiap arsip yang telah ditetapkan (revisi jika diperlukan) sebelum pengajuan dikirim.

5.Tombol Hapus

Untuk membatalkan pengajuan perpanjangan masa retensi arsip yang telah dipilih, untuk dikembalikan ke dalam daftar arsip.

a.Beri tanda check pada bagian kiri daftar arisp yang telah dipilih.

b.Ulangi tahapan a diatas untuk mebatalkan arsip lainnya (jika ada).

c.Tekan tombol "HAPUS YANG DIPILIH"

6.Kotak Keterangan

Diisi keterangan/catatan pengajuan perpanjangan masa retensi arsip.

7.Tombol Pengajuan

•Tombol Kembali - untuk kembali ke Daftar Perpanjangan masa retensi (arsip yang sudah dimasukan dalam daftar pengajuan tidak hilang, dan dapat dilanjutkan pemilahan pengajuan perpanjangan masa retensi arsip di lain waktu.

•Tombol Batal - untuk membatalkan (reset), dan mengkosongkan daftar pengajuan yang sebelumnya telah dipilih.

•Tombol Kirim - untuk mengirimkan pengajuan perpanjangan masa retensi arsip

Menu/Modul yang berfungsi untuk mengajukan penyusutan arsip (dimusnahkan / dipermanenkan).

1.Daftar Dokumen/Surat

Berisi daftar seluruh Arsip untuk pencarian pengajuan penyusutan.

•Klik salah satu daftar arsip pada tabel untuk melihat informasi detail dari arsip yang dipilih.

2.Tombol Lihat Surat

Untuk melihat isi arsip dalam format PDF

3.Tombol Tambah

Untuk memindahkan/memisahkan arsip yang telah dipilih ke dalam table pengajuan penyusutan arsip, dengan cara:

a.Beri tanda check pada bagian kiri daftar arisp yang dipilih

b.Pilih usulan bentuk penyusutan arsip daftar pilihan yang ada :

✓MUSNAHKAN

✓PERMANENKAN

c.Ulangi tahapan a dan b diatas untuk memilih arsip lainnya (jika ada).

4.Daftar Pengajuan

Berisi daftar seluruh arsip yang telah dipilih untuk diajukan penyusutan.

•Klik salah satu daftar arsip pada tabel untuk melihat informasi detail dari arsip yang telah dipilih.

•Periksa kembali lama waktu penyusutan setiap arsip yang telah ditetapkan (revisi jika diperlukan) sebelum pengajuan dikirim.

5.Tombol Hapus

Untuk membatalkan pengajuan penyusutan arsip yang telah dipilih, untuk dikembalikan ke dalam daftar arsip.

a.Beri tanda check pada bagian kiri daftar arisp yang telah dipilih.

b.Ulangi tahapan a diatas untuk mebatalkan arsip lainnya (jika ada).

c.Tekan tombol "HAPUS YANG DIPILIH"

6.Kotak Keterangan

Diisi keterangan/catatan pengajuan penyusutan arsip.

7.Tombol Pengajuan

•Tombol Kembali - untuk kembali ke Daftar Penyusutan (arsip yang sudah dimasukan dalam daftar pengajuan tidak hilang, dan dapat dilanjutkan pemilahan pengajuan penyusutan arsip di lain waktu.

•Tombol Batal - untuk membatalkan (reset), dan mengkosongkan daftar pengajuan yang sebelumnya telah dipilih.

•Tombol Kirim - untuk mengirimkan pengajuan penyusutan arsip